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Text File  |  1998-09-28  |  10KB  |  231 lines
  1. Short:        Cloanto MailBX v. 1.1 (email converter)
  2. Uploader:     info@cloanto.com (Cloanto)
  3. Author:       info@cloanto.com (Cloanto)
  4. Type:         biz/cloan
  5. Distribution: Only Cloanto and Aminet, no CD-ROM (NoCD)
  6.  
  7.  
  8. CLOANTO MAILBX 1.1
  9.  
  10. INTRODUCTION
  11.  
  12. MailBX is a utility which was originally written in less than three hours
  13. to convert AmigaElm mail archive files to the MBX format (used by Internet
  14. Mail and News, and Outlook Express). The MBX format can then in turn be
  15. imported into other programs, including Exchange Server.
  16.  
  17. MailBX worked perfectly the first time it was used, converting more than
  18. 100 Mbytes of message data. MailBX has not been tested in any other
  19. configuration but the one in which it was needed. Nevertheless, MailBX is
  20. made available to the Amiga community at large, and especially the users
  21. who already use Amiga Forever to share data between the Amiga and another
  22. platform. Please do not expect much support for this software, but feel
  23. free to send feedback to <support@cloanto.com>.
  24.  
  25. In theory, MailBX should be flexible enough to process a variety of
  26. "unixoid" mail archive formats, where each message in the input text
  27. file is introduced by one of the following:
  28.  
  29.    "From *!*" followed by internet header lines
  30.  
  31.    "From *@*" followed by internet header lines
  32.  
  33.    "From *(ARCHIVE)" followed by internet header lines
  34.  
  35.    "From username weekday*" followed by internet header lines
  36.  
  37. Both LF and CR+LF are accepted as end of line terminators, and are
  38. processed appropriately.
  39.  
  40. This initial "From " line is an application-specific message separator,
  41. and is not exported to the MBX file. This is different from the "From:"
  42. (note the colon) line used in internet headers, which is exported.
  43.  
  44. Putting multiple messages in a single text file and resorting to a "From *"
  45. string to recognize the boundaries between messages may lead to unexpected
  46. results if the message body itself contains a line beginning with "From ".
  47. Many mail programs are confused by such a condition. If an email quotes
  48. the message headers of another email, and there is a "From *" separator
  49. quoted with the other header lines, it is in most cases impossible for the
  50. mail program to "know" that this is not a new message (but instead a
  51. message quoted inside a message). Mail programs should automatically indent
  52. such a "From *" line before sending the mail, but this is not always the
  53. case, so these (rare) messages may end up being stored in the mail archive
  54. files of the receiving mail software. This could lead to a message being
  55. incorrectly reopened and/or converted as if it were more than one message.
  56. MailBX checks a number of things, including the preceding and following
  57. lines to make sure that this does not happen, and issues a warning in case
  58. of doubt (informing whether a "From " line was disregarded or accepted as
  59. a message header line). If this happens, you should check the line
  60. indicated in the warning message, and manually indent the "From *" line by
  61. putting a space in front of it, or find out why a valid message header
  62. generated a warning message. A "safe" conversion is one that does not
  63. generate any warnings at all. This also makes things more reliable should
  64. the messages be then exported or processed again by another program.
  65.  
  66. Information messages are also issued if binary data is found in the source
  67. messages. It is up to the receiving application how to handle this binary
  68. data, which is preserved and saved unmodified.
  69.  
  70. MailBX is invoked from the Shell, using the format:
  71.  
  72.    MailBX <inputfile> <outputfile>
  73.  
  74. The <outputfile> name should have a ".mbx" suffix in order to be recognized
  75. by the destination mail software. Example:
  76.  
  77.    MailBX mail_sent "Sent Items.mbx"
  78.  
  79. IMPORTANT: It is strongly recommended to make backup copies of all source
  80. and destination files before using MailBX, and to experiment and get
  81. familiar with a conversion involving a limited number of messages before
  82. proceeding with more complex conversions.
  83.  
  84.  
  85. EXPORTING TO INTERNET MAIL CLIENTS
  86.  
  87. On non-Amiga platforms, MBX files are usually stored in locations like:
  88.  
  89.    C:\Program Files\Outlook Express\username\Mail\Inbox.mbx
  90.  
  91. or
  92.  
  93.    C:\Program Files\Internet Mail and News\username\Mail\Inbox.mbx
  94.  
  95. Each MBX file is accompanied by an IDX file, which is an index file.
  96.  
  97. MailBX does not create IDX files, because these are created automatically,
  98. if missing, by programs like Outlook Express, and can be created manually
  99. (using the Repair or Compact mailbox commands) with Internet Mail and News.
  100.  
  101. One possible conversion process is as follows:
  102.  
  103. 1) Make sure that the mail software on the destination platform is not
  104.    running
  105.  
  106. 2) Move the original "Inbox.mbx", "Inbox.idx", "Sent Items.mbx" and
  107.    "Sent Items.idx" files to a safe location
  108.  
  109.  
  110. 3) Use MailBX to create new "Inbox.mbx" and/or "Sent Items.mbx" files.
  111.    Important: there must be no IDX file having the same base name as the
  112.    new MBX files.
  113.  
  114. Using programs like Outlook Express, nothing else is necessary: the
  115. converted messages should appear properly, with all fields converted,
  116. and the original internet headers available by selecting Properties...
  117. The IDX files are generated automatically the first time the new
  118. mail folders are accessed.
  119.  
  120. With older mail programs, including Internet Mail and News, it may be
  121. necessary to manually create the IDX files, which can be done either with
  122. the Inbox Repair tool, or by selecting the Compact Folder command (which
  123. may display a message saying that the mailbox is damaged, in which case
  124. selecting OK is sufficient to "repair" it, i.e. create the IDX file).
  125.  
  126. The procedure described for "Inbox.mbx" also works for subfolders of
  127. the Inbox, in which case the file names are named "Folder1.mbx",
  128. "Folder2.mbx", etc.
  129.  
  130.  
  131. IMPORTING INTO EXCHANGE SERVER
  132.  
  133. Once the files have been converted, and each MBX has its associated IDX
  134. file (following the steps described above, i.e. using an internet mail
  135. client such as Outlook Express), the mail folders can be imported into
  136. Exchange Server, if so desired.
  137.  
  138. In order to preserve the "To:" and "From:" email addresses, the date
  139. information and the internet headers, it is strongly discouraged to use
  140. older programs such as Internet Mail and News, or Outlook 97. Instead,
  141. Outlook Express and Outlook 98 have improved export/import features which
  142. preserve the original fields.
  143.  
  144. Using the above-mentioned programs, two methods have been successfully
  145. tried in order to transfer the mail data to Exchange Server:
  146.  
  147. A) Import Internet Mail from Outlook 98 (used as the Exchange client)
  148.  
  149. B) Export Messages to Exchange from Outlook Express (internet mail client)
  150.  
  151. Both A and B convert the "To:" and "From:" fields fully and completely
  152. (whereas older programs would sometimes import the names of the sender and
  153. the recipients, but not their email addresses, and in some case even date
  154. information would be lost).
  155.  
  156. Method A imports all mail folders (Inbox, Mail Sent, Drafts, etc.),
  157. whereas method B gives a choice on which folders to process. Method B,
  158. however, does not convert the original mail headers, so this data is lost.
  159. Most email users have never seen these header fields, but some of the more
  160. sophisticated users do not like the idea of losing any data at all.
  161.  
  162. For these reasons, method A is the method that was used to complete the
  163. mail conversion job for which MailBX was written. With method A, care
  164. should be taken to leave all source folders empty except those containing
  165. the data to be imported to the Exchange Server.
  166.  
  167. Subfolders of "Inbox" and "Sent Items" are preserved and imported
  168. separately when importing into Exchange Server with clients like Outlook
  169. 98 (method A), making it efficient to import different mail archives (e.g.
  170. "Postmaster", "Support", etc.), which can then easily be moved manually
  171. from these subfolders of the default Inbox to the Inbox folders of the
  172. appropriate accounts and mailboxes.
  173.  
  174. It is not necessary to import or export Addresses (Import/Export Messages
  175. is sufficient).
  176.  
  177.  
  178. VERSION HISTORY
  179.  
  180. 1998-09-26 - v. 1.0: First version
  181.  
  182. 1998-09-27 - v. 1.1: Added intelligence to handle various mailer bugs
  183.                      Data displayed together with warning
  184.                      Faster writing to output file
  185.  
  186.  
  187. PAYMENT
  188.  
  189. This program is free!
  190.  
  191. If you find this program useful, may we suggest that you have a look
  192. at some of the other fine programs from Cloanto, which are described
  193. at http://www.cloanto.com.
  194.  
  195. Please support us by preferring original software!
  196.  
  197.  
  198. LEGAL NOTES
  199.  
  200. MailBX is hereby licensed to you, the end user, for private,
  201. non-commercial and non-profit use only.
  202.  
  203. All files in this archive are Copyright © 1998 Cloanto. This archive is
  204. not freely distributable. It may only be distributed by Cloanto and on the
  205. Aminet (by Urban Müller) internet collection. Other types of distribution
  206. must be expressly agreed to in writing (not email) by Cloanto. Cloanto
  207. reserves the right to change distribution channels for this archive at any
  208. time. Publication or distribution of any part of this archive without the
  209. prior written license from Cloanto constitutes acceptance of a licensing
  210. contract and fee to be determined by Cloanto, at a cost in no case lower
  211. than USD 5000.00, payable to Cloanto immediately upon publication or
  212. distribution.
  213.  
  214. THIS SOFTWARE IS PROVIDED "AS IS", WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EITHER
  215. EXPRESSED OR IMPLIED, STATUTORY OR OTHERWISE. BY USING THE ARCHIVE AND
  216. ITS CONTENTS, YOU ACCEPT THE ENTIRE RISK AS TO ITS QUALITY AND
  217. PERFORMANCE. NEITHER CLOANTO NOR ANY OTHER PARTY INVOLVED IN THE
  218. CREATION, PRODUCTION OR DELIVERY OF THE ARCHIVE AND ITS CONTENTS SHALL BE
  219. LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL OR INCIDENTAL
  220. DAMAGES, INCLUDING WITHOUT LIMITATION DAMAGES FOR LOSS OF PROFITS, LOSS
  221. OF USE OR LOSS OF ANTICIPATED COSTS, EXPENSES OR DAMAGES, AND ANY DATA OR
  222. INFORMATION WHICH MAY BE LOST OR RENDERED INACCURATE, EVEN IF CLOANTO IS
  223. ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
  224.  
  225. Amiga is a registered trademark of Amiga International, Inc. Cloanto,
  226. the Cloanto logo, Accenti and WebShift are registered trademarks, and
  227. Amiga Forever, ColorType, DirDiff, MailBX, Personal Paint, Personal Suite
  228. and The Kara Collection are trademarks of Cloanto. Outlook, Outlook
  229. Express and Exchange are trademarks or registered trademarks of the
  230. respective owners.
  231.